Có hàng trăm lĩnh vực làm ăn, kinh doanh khác nhau. Nhưng để đột phá được không bao giờ thiếu được hai yếu tố: Quy trình & quy mô. Quy trình tạo nên sự vận hành trơn tru, khoa học và hiệu quả. Quy mô chỉ được tao ra khi đã có quy trình. Khi bắt đầu làm ăn bạn phải cố gắng xây dựng được quy trình hoặc vận hành hệ thống.
Tôi sẽ đưa vào ví dụ cụ thể để bạn hiểu rõ ràng nhất. Để có một đồi cam trĩu quả, bạn cần có quy trình trồng một cây cam sao cho hiệu quả nhất. Quy trình trồng 1 cây cam ngon, ngọt là gốc của tất cả, 1 đồi cam sẽ giải quyết cho bạn bài toán về quy mô và mang về lợi ích kinh tế. Giả sử bạn bắt đầu với quy mô trước khi có quy trình thì điều gì sẽ xảy ra nếu cả quả đồi của bạn chăm sóc không đúng cách và cho quả rất kém? Và nếu không có quy mô thì một cây cam ngon tới mấy, sai tới mấy cũng mang về được bao nhiêu kinh tế?
Ví dụ 2, Bạn mở một quán phở và rất thành công. Nhưng nếu bạn không tự xem xét ra được quy trình, hệ thống vận hành để nó ra sao thì không bao giờ tạo được cơ sở thứ 2, thứ 3, thứ 10. Một quán thành công cũng sẽ mang về cho bạn lợi nhuận đáng kể, nhưng tất nhiên nó thua xa 10 quán. Đôi khi bạn thành công nhưng không rút ra được giá trị cốt lõi, không setup được quy trình vẫn hành thì mãi chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ.
Tăng quy mô chính là con đường duy nhất để có thành công to tát một chút. Bạn có thể tăng quy mô bằng cách tạo cơ sở 2, 3 hoặc mở rộng chính cơ sở ban đầu. Từ một cai thầu xây dựng xuất phát từ nông thôn, ít có học thức nhưng từ 7 thợ tới 30 thợ là đã tăng quy mô thành công.
Khi đang triển khai kinh doanh, bằng mọi giá bạn phải tạo ra được một quy trình khép kín (hệ thống) mà ít cần sự tham gia trực tiếp của bạn. Bạn chỉ có 2 tay, chỉ có 24 giờ mỗi ngày, bạn vĩnh viễn không thể tăng được quy mô nếu không tìm ra được một giải pháp vận hành chủ động.
Nhân sự sẽ là công tác đau đầu với bạn, bạn cảm thấy không thể tìm ai thay thế mình. Nhưng bạn cần tư duy rằng, nếu không thể giải quyết bài toán thuê nhân sự thì không thể tăng quy mô. Bạn phải chấp nhận việc trả chi phí khá cao nhưng chất lượng công việc vẫn thấp hơn chính bạn tự làm. Sau đó bạn bắt đầu tinh chỉnh dự án của mình với các hoạt động sau:
1. Phân công công việc, giám sát, theo dõi và điều chỉnh để mọi thứ vận hành trơn tru.
2. Tối ưu hóa doanh thu lên mức cao nhất
3. Tính toán toàn bộ chi phí sau khi mọi thứ đều là thuê hết, tiếp tục tối ưu hóa nó.
4. Cân bảng giữa doanh thu và chi phí
Sau khi hoàn thành được cân đối doanh thu và chi phí, đã có lãi, dù là lãi rất nhỏ thì quy trình sẽ dần hình thành. Nó thậm chí giá trị hơn rất nhiều so với việc bạn tự làm thay vì thuê và có mức lãi trung bình. Bởi nó là nền móng cho sự phát triển quy mô, giống như cách mà bạn đã trồng thành công một cây cam vậy.
Rất nhiều người đã thành công ở một cơ sở, nhưng họ chưa bao giờ cố gắng hoàn thiện quy trình và giải quyết bài toán quy mô. Do vậy những thành quả họ đạt được dù khá tốt nhưng vẫn rất khiêm tốn so với tiềm năng nếu họ thay đổi tư duy.
2 phương pháp mở rộng quy mô
Đối với mở rộng quy mô, chúng ta có 2 phương pháp:
- Phương pháp tràn lấn
- Phương pháp gấp thếp
Phương pháp tràn lấn giống như cách bạn mở rộng dần lãnh thổ một quốc gia trong trò chơi, chứ mỗi ngày rộng thêm một chút. Ưu điểm của phương pháp này là an toàn, ít tốn kém. Ví dụ với câu chuyện đồi cam, quy trình sẽ như sau:
Đầu tiên, bạn nghiên cứu về cây cam, bao gồm quả, chất lượng quả, sản lượng thu hoạch, giả cả trung bình, nhu cầu thị trường. Đây là bước lập dự án, ý tưởng.
Bước 2: Bạn nghiên cứu, thực hành kỹ thuật trồng cam sai quả trên quy mô nhỏ, đây là bước xác lập quy trình.
Bước 3: Bạn bắt đầu bài toán tăng quy mô sau khi quy trình xác lập. Với số vốn mà bạn có, bạn bắt đầu thuê 1/3 quả đồi, ½ hay cả quả đồi để trồng.
Bước 4: Tràn lấn quy mô: Sử dụng toàn bộ lợi nhuận có được từ bước 3 để thuê/mua thêm đất và tăng quy mô. Ở những năm đầu mức độ mở rộng sẽ khá nhỏ và khiêm tốn, nhưng sau khoảng năm thứ 5 trở đi, bạn sẽ thấy sự tăng rất nhanh về quy mô. Càng về sau tốc độ tăng sẽ càng nhanh, do bạn dồn toàn bộ lợi nhuận để tăng quy mô mà.
Minh họa với mức lợi nhuận 15%/năm trên số vốn 1 tỷ, năm đầu tiên số tiền bạn đem mở rộng quy mô sẽ là 150 triệu, năm thứ 2 sẽ là 172 triệu, năm thứ 3 sẽ là 198 triệu, năm thứ 10 sẽ là 527 triệu. Từ năm thứ 11, số tiền bạn thu về một năm sẽ là 600 triệu nếu không đầu tư mở rộng tiếp tục, tổng giá trị tài sản bạn đã đầu tư (nguồn vốn) đã tăng từ 1 tỷ lên 4 tỷ.
Nếu bạn không tràn lấn quy mô mà chỉ vận hành ổn định, sau 10 năm bạn sẽ chỉ có 150*10 năm + Số vốn gốc 1 tỷ. So sánh tiếp tới thu nhập hàng năm bây giờ bạn sẽ thấy sự chênh lệch khủng khiếp giữa tái đầu tư tăng quy mô và giữ nguyên.
15%/năm là con số không cao, không thấp. Tùy theo quy mô vốn của bạn để đánh giá. Sẽ là tỉ lệ rất lớn nếu số vốn của bạn to, khá ổn nếu số vốn của bạn trung bình. Mấu chốt thì cứ lớn hơn 10%/năm có thể coi là thành công, nhưng sự ổn định và bền vững mới là quan trọng nhất. Bởi chỉ có ổn định bạn mới có thể tăng quy mô dễ dàng, như mỗi ngày xếp thêm 1 viên gạch cho bức tường của mình vậy. Lợi nhuận có thể đạt 30, 50% nhưng nếu không có sự ổn định, quy mô vẫn không thể gia tăng. Xin nhắc lại lần nữa, sự an toàn và ổn định là mấu chốt để tăng quy mô, không phải biên độ % lợi nhuận. Và sự ổn định chỉ có được khi bạn xây dựng được một quy trình vận hành thật mượt mà.
Câu chuyện ở ví dụ trên không chỉ là minh họa, đó là cách làm rất thực tế và an toàn mà tôi từng gặp rất nhiều trong cuộc sống. Chính bố tôi đã làm phương pháp này để sở hữu một vườn cau rộng hơn 1ha. Ban đầu số thu được còn phải tích vài năm và bỏ thêm vốn mới mua thêm được một sào (360m2) đất, nhưng rồi thời gian cứ trôi dần qua, ở tuổi già thì số tiền thu được một năm đã mua được 5 sào đất. Tốc độ mở rộng quy mô về sau nó tăng vô cùng khủng khiếp.
Ở phương pháp gấp thếp, bạn vẫn làm ba bước đầu giống hệt như trên. Chỉ có khi mở rộng quy mô, bạn sẽ sử dụng tới đòn bẩy tài chính để tăng quy mô của mình.
Cụ thể hơn, sau khi trồng thành công 1 đồi cam, bạn thấy mô hình này khá ổn, và quyết định vay ngân hàng số tiền 4 tỷ để đầu tư thêm gấp 5 lần quy mô ban đầu. Như vậy không cần đợi tràn lấn, ngay năm thứ 2 bạn đã có thu về sau chi phí: 150 triệu * 5 = 750 triệu (Chưa trừ chi phí lãi ngân hàng). Tất nhiên với mức 15%/năm bạn sẽ bù được cả chi phí lãi ngân hàng, và có thể mở rộng quy mô rất nhanh. Thành công tiếp nối, bạn lại vay để mở rộng, quy mô của bạn lúc này là 25 quả đồi, sau chi phí ngân hàng mỗi quả đồi đem về cho bạn 50 triệu/năm. Ít hơn nhiều so với tỉ lệ bạn không vay vốn, nhưng tổng thu của bạn lúc này là 25 * 50 = 1,25 tỷ/năm.
Phương pháp gấp thếp cho bạn một tốc độ khủng khiếp, bạn chỉ mất vài năm để có thể đi nhanh hơn người tràn lấn rất nhiều. Nhưng ngược lại, bạn luôn phải chịu rủi ro ở một mức độ rất cao, do chỉ cần gặp thua lỗ là bạn phải thua lỗ trên quy mô rộng và lại trên số tiền đi vay nên bạn sẽ trắng tay rất nhanh. Giàu nghèo đôi khi chỉ cách nhau một bước đi, nhưng đó là con đường bắt buộc khi muốn siêu đột phá.
Đó là lí do bạn thấy những công ty lớn rất nhanh, nhưng chỉ thua lỗ 1 – 2 năm đã phá đi toàn bộ tích lũy của 10 20 năm trước. Bởi tốc độ mở rộng quy mô và gấp thếp quá khủng khiếp.
Theo cá nhân tôi, sự cân bằng giữa hai phương pháp sẽ tuyệt vời hơn cả. Không cần đi quá nhanh, nhưng cũng nên mạo hiểm một chút để tăng tốc độ.
Trở lại với câu chuyện đồi cam, sự cân bằng giữa 2 phương pháp chính là không chỉ lấy toàn bộ lợi nhuận để tái đầu tư mở rộng, mà còn kết hợp với vay vốn để mở rộng, nhưng với quy mô hợp lý. Thay vì vay ngay 4 tỷ mở rộng 4 quả đồi, bạn có thể vay 500 triệu để tăng tốc một chút. Không đi quá nhanh như người gấp thếp, và cũng đủ an toàn với khoản vay. Và tất nhiên tốc độ gia tăng lợi nhuận cũng khá ổn. Nên cân bằng như vậy, không quá cẩn trọng trước cơ hội, nhưng cũng không nên tất tay vào một ván bài, dù thắng chắc 98%. Đôi khi chúng ta không thể tính được hết mọi thứ, có nhiều thứ khách quan sẽ đảo ngược mọi tính toán (Như mục giá trị phí trên).
Một vài lưu ý cụ thể cho việc mở rộng quy mô
1. Quy trình càng tốt thì quy mô càng dễ phát triển. Không có quy trình thì hãy quên quy mô đi.
2. Quy trình càng ít chi phí càng an toàn và dễ mở rộng. Chi phí ở đây bao gồm chi phí vận hành, chăm sóc hoặc quản lý. Bạn rất dễ “thua ngược”, trắng tay trở lại khi lao vào mở rộng quy mô một quy trình đang có lãi nhưng hao chi phí. Bởi chỉ cần vài tháng không cân đối được là nguồn chi phí kia nó sẽ cấu sạch lợi nhuận của bạn.
Tôi tiếp tục đưa vào một ví dụ cụ thể để bạn nắm rõ hơn. Với cùng 1 diện tích đất, một người trồng cây cau và một người nuôi lợn. Cả hai cùng áp dụng bài toán mở rộng quy mô giống nhau. Trong điều kiện thuận lợi, người nuôi lợn có hiệu suất trên cùng diện tích đất cao hơn người trồng cau. Trong tình huống rủi ro, với người nuôi lợn là mất giá hoặc dịch bệnh, với người trồng cau là mất mùa, mất giá.
Đối với người mở trang trại nuôi lợn, chi phí hàng ngày như thức ăn, chăm sóc rất cao. Chỉ gặp bất lợi là thua lỗ kéo đến nhanh chóng.
Đối với người trồng cau, chi phí chăm sóc gần như không có, chi phí quản trị và bảo dưỡng không có. Khi gặp sự bất lợi, nhưng nhờ chi phí rất nhỏ nên vẫn sống rất khỏe.
Hãy ghi nhớ lần nữa, sự an toàn của một quy trình đến từ chi phí, càng ít chi phí thì càng sống dai, càng bền vững. Bất cứ mô hình nào dù thành công tới đâu, nhưng chi phí rất lớn thì đều có thể phá sản trong 1 tháng, 1 năm. Ví dụ thu về 10 triệu, chi phí 2 triệu thì vô cùng bền vững, thu về 20 triệu lời nhưng chi phí 90 triệu thì chỉ cần một chút sẩy chân là lại thua lỗ.
Bạn có 1 mảnh vườn trồng nhãn năm nay mất mùa, bạn chỉ đói đi chút mà thôi, năm sau thuận hòa là lại ổn.
Bạn có ao cá mà dính dịch, thì sẽ lỗ tương đối khá, nhưng cơ bản chi phí vừa phải nên bạn vẫn gượng được.
Bạn có một chuồng lợn dính dịch chết sạch, vì chi phí quá lớn (chuồng trại, thức ăn) và bạn dễ dàng mang nợ luôn. Chưa kể chi phí tái đầu tư là con giống rất cao.
Tất nhiên rủi ro sẽ đi kèm lợi nhuận, an toàn thì hệ số lợi nhuận sẽ giảm xuống. Nhưng trong mở rộng quy mô, luôn đánh giá hệ số an toàn để cho mình 1 đường lùi. Sự bất lợi trước sau sẽ diễn ra, nếu muốn mở rộng quy mô càng lớn thì càng nên kiểm soát hệ số an toàn. Trong vòng xoáy của gấp thếp, nhiều người đã để từ sừng sững “cơ đồ” về thành “tội đồ”.
Trong xã hội nào cũng sẽ có những người dám mạo hiểm, dám đột phá để đi tới những điều to tát. Nếu ai cũng quá chú tâm vào an toàn, có lẽ chúng ta sẽ chẳng bao giờ có những tập đoàn lớn, những công ty đa quốc gia. Nhưng tôi lại không khuyên bạn nên như vậy, bởi bạn thử tính tỉ lệ của những người đó trên tổng dân số sẽ thấy nó ít ra sao. Hãy cân đối để chọn con đường hợp lý với chính chúng ta, với trung bình xã hội.
Có những người không bao giờ thấy được giá trị của quy trình, bởi họ không nhìn ra được lợi ích của nó khi kết hợp cùng quy mô. Thêm một ví dụ khác thật sinh động cho bạn:
Hôm nay bạn ngẫu nhiên mua một vé số và trúng số tiền là 50 triệu. Đó là một số tiền không nhỏ nhưng ý nghĩa của việc này lại không lớn.
Bạn không thể lặp lại việc mua một vé số hàng ngày và đều trúng, không hề có cơ sở/quy trình nào được xây dựng ở đây. Còn nếu bạn có được luôn cả quy trình để ngày nào cũng trúng vé số thì quá tuyệt vời rồi.
Ngược lại, bạn đã học được một nguyên tắc hay phương pháp bán hàng Online, bạn áp dụng nó và thu được số tiền lãi 500K/ngày. Đây là số tiền nhỏ, nhưng ý nghĩa lớn, nó là khởi đầu của 1 triệu, 2 triệu và nhiều hơn nữa mỗi ngày, có thể tiếp diễn và phát triển.
Bạn đã thấy sự khác biệt lâu dài giữa lợi ích ngắn hạn và quy trình chưa?
Tổng kết lại, ngay bây giờ hãy xem lại dự án của bạn xem đã có quy trình chưa? Bạn đã nghiên cứu để mở rộng quy mô nó như thế nào. Đây không chỉ là vấn đề khi đang hoạt động mà thậm chí phải hình thành trước khi bắt đầu. Giữa hai dự án, hãy lựa chọn dự dán có khả năng tăng quy mô dù ban đầu lợi nhuận nó thấp hơn. Nhưng về lâu dài đó sẽ là lựa chọn sáng giá và đi xa hơn rất nhiều. Tôi chắc chắn lên kế hoạch phát triển quy mô thành công, bạn sẽ đi xa hơn hiện tại rất nhiều.
Bí quyết làm ăn duy nhất: Hãy đi tìm một quy trình có thể sinh ra tiền, và tăng quy mô nó
Hoài Phong
Công nhận năng lực của người khác thì mới thành công